Altijd weer dat irritante taakje

rooster maken

Afhankelijk van wat voor werk je doet, zijn er altijd wel taakjes en klusjes waar je niet echt naar uitkijkt. Het is vaak niet ingewikkeld werk, maar het is simpelweg vervelend en kost meestal behoorlijk wat tijd. Ik ben zelf een manager. Hierdoor moet ik van tijd tot tijd de personeelsplanning maken. Zeker nu in de vakantietijd is dat een irritante klus. We werken momenteel namelijk veel met parttimers. Ik raak echt het overzicht kwijt wanneer iedereen nou beschikbaar is, wie er ook al weer vrij had gevraagd en ga zo maar door. We werken namelijk nog op de ouderwetse manier. Dat wil zeggen dat ik verspreid over mijn kantoor allerlei briefjes heb met diverse data en informatie. Het overzicht is kortom ver te zoeken.

Moet toch makkelijker kunnen?

Elke maand stel ik het zo lang mogelijk uit, totdat het echt niet meer kan. Dan ga ik weer aan de slag en maak ik het rooster. Telkens vraag ik mezelf af: dat moet toch makkelijker kunnen? Natuurlijk! We leven in de eenentwintigste eeuw; er is vast wel een of ander systeem of app hiervoor. Afgelopen maand was het weer zo’n chaos dat ik er echt helemaal klaar mee was. Ik ben vervolgens gaan Googlen wat voor alternatieven er beschikbaar zijn voor het rooster maken. Lang leve het internet!

Online een rooster maken

In de topresultaten stond Werktijden.nl met een interessant softwareprogramme. Daarmee wordt het rooster maken niet alleen voor mij – de manager – een stuk makkelijker. Als ik het goed heb begrepen is er namelijk ook een app. Alle werknemers kunnen die app downloaden op hun smartphone of tablet. Vervolgens gevens ze daarin alles aan. Denk bijvoorbeeld aan verlofaanvragen, het opgeven van beschikbaarheid en wanneer ze onverhoopt toch niet kunnen. Al die informatie verzamelt het systeem en krijgt de manager overzichtelijk in te zien. Hierdoor is het rooster maken niet meer een taak van een aantal uur. Je ziet gelijk wat mogelijk is. Bovendien kan je zelfs een standaard personeelsplanning maken die dan bijvoorbeeld elke maand automatisch wordt overgenomen, tenzij de manager hierin veranderingen aanbrengt. 

Ook stressproof

Het vervelendste aan het maken van een werkrooster is als er plots diensten uitvallen. Probeer het dan nog maar eens op te lossen. Vaak kom je er te laat achter en sta je helaas onderbezet in de winkel. Het komt ook meerdere keren voor dat ik uiteindelijk zelf het werk ga doen. Dat is natuurlijk niet echt de bedoeling. Mijn huidige systeem is simpelweg niet stressproof. Dat schijnt dus wel het geval te zijn van die rooster maken app van Werktijden.nl! Als een werknemer niet kan en wilt ruilen of ziek meldt, dan kan je als manager een oproep versturen naar anderen die wel op beschikbaar staan. Op die manier kan je gaten in het rooster veel sneller vullen. Bovendien scheelt het weer wat grijze haren -a als je begrijpt wat ik bedoel!

Daarom heb ik aan mijn leidinggevende gevraagd of hij zich ook wil verdiepen in de mogelijkheden om met zo’n programma te werken. Het kan mij namelijk behoorlijk wat tijd besparen die ik weer kan steken in nuttige taken. 

Geef een reactie